On se représente souvent les archives comme des documents vieux et poussiéreux qui dorment dans des caves, des greniers ou dépôts inaccessibles…Or il n’en est rien à l’USESA !
La conservation des archives est une obligation légale, prescrite par le code du patrimoine. Les archives ont un intérêt administratif, juridique et enfin historique.
Dans un syndicat comme celui de l’USESA, les archives relèvent du domaine public. A ce titre, elles ne peuvent ni être cédées/vendues ni détruites.
Elles sont sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, représentée dans chaque département par le Directeur des Archives Départementales.
A l’USESA, le service des archives a été créé en 2009 suite à la fusion des différents syndicats indépendants du territoire. Ce regroupement a généré une masse importante d’archives évaluée à 100 mètres linéaires.

Le classement des archives est à réaliser selon des règles strictes. Plusieurs visites de contrôles scientifiques et techniques (2011, 2013 et 2024) ont été réalisées par les Archives Départementales.
Ce contrôle porte sur les conditions de conservation notamment par rapport :
– aux normes climatiques (température et hygrométrie),
– à la sécurité des collections (accessibilité, mesures contre l’incendie),
– à l’état sanitaire (propreté, absence de moisissure)
– à l’équipement du local (rayonnage, résistances planchers, fermetures à clés des armoires métalliques).
Les Archives Départementales s’assurent également que la méthodologie réglementaire et les outils mis en place dans le traitement des étapes d’archivage sont bien respectés (classement, durée de conservation…)
Lors du dernier contrôle, les Archives Départementales de l’Aisne ont félicité l’USESA pour l’excellente tenue des archives et ont préconisé quelques mesures d’amélioration à mettre en œuvre.
L’USESA dispose de deux sites d’archives à :
–  Chézy sur Marne : documents émis jusqu’à 2015
–  Château-Thierry (siège) : consacré aux archives de l’USESA depuis 2016 avec une occupation de 25% de l’espace disponible.
N’oublions pas que les documents produits aujourd’hui constituent le patrimoine de demain !

USESA 16-12-24